10 geldzaken die je moet regelen als zzp’er

Als je voor jezelf begint moet je veel financiële zaken zelf regelen. Denk aan je financiële administratie, verzekeringen en je pensioen. Maar ook op belastinggebied gelden andere regels voor zzp'ers dan voor werknemers. Kom je er niet uit? Vraag dan de hulp van een boekhouder of adviseur.

1. Houd een goede administratie bij

Je administratie is belangrijk omdat je zo ziet hoe je er financieel voorstaat. Ook heb je het nodig om belastingaangifte te doen.  De Belastingdienst heeft regels waar je administratie aan moet voldoen. Je kunt de administratie zelf doen Houd wel altijd zelf overzicht over je financiële situatie. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

Zet een vast moment in je agenda om je administratie te doen. Dan blijft het niet liggen en kost het minder tijd om alles op orde te krijgen als je aangifte omzetbelasting of aangifte inkomstenbelasting moet doen.

2. Zorg voor (digitaal) overzicht

Veel bonnen, facturen en belangrijke documenten ontvang je digitaal. Soms op papier. Het is slim om alles op dezelfde manier te bewaren. Dat geeft overzicht. Maak daarom voor ieder jaar een nieuwe map aan op je computer. Binnen die map kun je nog aparte mappen maken. Bijvoorbeeld voor je bedrijfsgegevens, facturen, rekeningafschriften en belastingzaken. Hier sla je alle digitale documenten op. Van de papieren documenten maak je een scan of foto zodat je ze kunt opslaan.

Zorg ervoor dat je altijd een back-up hebt van je administratie en andere belangrijke documenten. Dat kan online 'in de cloud' of met een externe harde schijf.

3. Houd je uren goed bij 

Een urenoverzicht geeft je inzicht in hoeveel tijd je besteedt aan bijvoorbeeld je opdrachten of administratie. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken om te factureren. Ook moet je een bepaald aantal uren aan je werk besteden om recht te hebben op ondernemersaftrek.

Je kunt je uren zelf bijhouden in Excel of een urenregistratiesysteem gebruiken. Hier bestaan handige apps voor.

4. Houd privé en zakelijk gescheiden

Open een zakelijke rekening en vraag je opdrachtgevers om op deze rekening te betalen. Laat ook hiervan je zakelijke kosten afschrijven. Zo zijn je zakelijke financiën gescheiden van je privé financiën. Ook je administratie verdeel je in privé en zakelijk.

5. Maak een vast bedrag over naar je privé-betaalrekening

Maak op een vaste datum een soort ‘salaris’ over naar je privérekening. Dan weet je altijd hoeveel je kunt besteden. Weet je niet hoeveel je privé uitgeeft aan boodschappen, woonlasten en andere zaken? Begin dan met een (digitaal) huishoudboekje. Dat geeft je inzicht in je uitgaven.

6. Weet welke belastingen je moet betalen

Als zzp'er heb je te maken met andere belastingen, premies, aftrekposten en subsidies dan als werknemer. Zo moeten de meeste zzp’ers bijvoorbeeld btw (omzetbelasting) in rekening brengen bij hun klant. Dit draag je daarna af aan de Belastingdienst.

Let erop dat je belastingen vaak pas achteraf betaalt. Als je weet wat voor belastingen er zijn, kun je hier rekening mee houden. Reserveer voldoende van je omzet om de belastingen te kunnen betalen. Gebruik daarvoor onze belastingdruktool.  

7. Zet geld opzij voor belastingen en een buffer

Als zzp'er moet je er zelf voor zorgen dat je de belastingen kunt betalen. Het kan zijn dat je de ene maand meer verdient dan de andere. Voorkom verrassingen en zet hiervoor geld opzij op een (aparte) zakelijke spaarrekening. Bedenk hoe je omgaat met een periode waarin je minder inkomsten hebt. Bijvoorbeeld omdat je geen werk hebt, vakantie neemt of ziek bent. Reken uit hoeveel je nodig hebt om zo’n periode te overbruggen. En als je toch bezig bent, zet dan ook geld opzij voor een buffer. 

8. Bereid je voor op ziekte en arbeidsongeschiktheid 

Bedenk hoe je een terugval in inkomsten bij ernstige ziekte of arbeidsongeschiktheid kunt opvangen. Als zzp´er is dit niet automatisch voor je geregeld. Je kunt je verzekeren met een arbeidsongeschiktheidsverzekering of woonlastenverzekering. Als je in loondienst hebt gewerkt, kun je ook via uitkeringsinstantie UWV een vrijwillige verzekering afsluiten. Dit moet je wel binnen 13 weken doen nadat je uit dienst bent gegaan.

9. Check je verzekeringen 

Als zzp'er moet je zelf je verzekeringen regelen. Voor je bedrijf, maar ook voor jezelf. De verzekeringen die je privé hebt afgesloten geven je geen dekking bij het zaken doen. Verzekeringen die mogelijk interessant zijn voor zzp’ers:

• Zakelijke rechtsbijstandsverzekering
• Aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven
• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
• Arbeidsongeschiktheidsverzekering

Welke verzekeringen je wil (of moet) afsluiten is afhankelijk van je soort bedrijf en je financiële situatie.

10. Denk na over je pensioen en nabestaandenpensioen

Als zzp'er ben je meestal zelf verantwoordelijk voor het sparen voor je pensioen. Je bouwt geen pensioen op via je werkgever zoals een werknemer dat doet. Je hebt vanaf de AOW-leeftijd wel recht op een AOW-uitkering. Die is voor veel mensen een stuk lager dan hun eerdere maandelijkse inkomsten. Daarom is het slim om na te denken over wat jij kunt doen om straks wel voldoende inkomsten te hebben. Werknemers hebben daarnaast vaak recht op een nabestaandenpensioen. Dit is een uitkering voor je nabestaanden als jij overlijdt. Ook dit moet je als zzp’er zelf regelen.

Heb je alles goed geregeld?

Check of je alles goed geregeld hebt en doe de test van Geldfit zakelijk. Beantwoord een paar vragen en ontvang kosteloos tips voor je onderneming. Ook in het Geldboek voor ondernemers staat veel nuttige informatie zodat je alles goed kan regelen.